ERP-Ratgeber: So funktionieren ERP-Systeme

ERP-Systeme unterstützen Unternehmen bei der funktionsübergreifenden Ressourcenplanung und bestehen in der Regel aus mehreren Modulen. Unter Ressourcen werden dabei sämtliche verfügbaren Mittel, von Personalressourcen über Material und Kapital bis zu Maschinenkapazitäten verstanden. Mithilfe einer ERP-Software werden Prozesse in Unternehmen vereinfacht und automatisiert, was wiederum die die Produktivität und Transparenz erhöht. Ein ERP-System kann als On-Premise-Lösung oder in der Cloud bereitgestellt werden.

• Definition ERP-System
• Funktionsweise eines ERP-Systems
• Abbildbare Unternehmensbereiche
• Gründe für ein ERP-System
• Einführung eines ERP-Systems
• Lösungen für Kleinunternehmen und den Mittelstand
• Beispiele
• Funktionen eines ERP-Systems
• Kosten
• Zukunftstrends

„Enterprise Ressource Planning“ (ERP) ist ein Softwaresystem, mit dem Prozesse und Ressourcen zur strategischen Unternehmensführung gebündelt und gesteuert werden können. Als Ressourcen eines Unternehmens werden das Kapital, die Mitarbeiter, Maschinen, der Fuhrpark und alle weiteren Betriebsmittel bezeichnet.

Bereits mit schlanken ERP-Softwarelösungen können Unternehmen Daten in einem System, dem ERP-System, verwalten und somit den Überblick über Vorgänge im Betriebe behalten.
Die ersten ERP-Systeme wurden in den 1960er Jahren entwickelt und wurden seitdem, analog zur wachsenden Komplexität von Prozessen und Betriebsabläufen in Unternehmen, stetig weiterentwickelt.

Heutzutage übernehmen Machine Learning und künstliche Intelligenz (KI) vermehrt Prozesse in Unternehmen und können so zur Steigerung der Effizienz beitragen. Auch die Verknüpfung interner Prozesse mit Geschäftspartnern und Dienstleistern weltweit ist keine Seltenheit mehr und bietet Unternehmen eine einfachere Zusammenarbeit, Agilität und vor allem die notwendige Geschwindigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ein ERP-System besteht aus einzelnen Modulen, die miteinander kommunizieren und sich dabei auf eine gemeinsame Datenbank beziehen. Die einzelnen Module sind in der Regel den Geschäftsbereichen zugeordnet und können somit die ganz individuellen Anforderungen eines Unternehmens in der Gesamtheit erfüllen. Durch die gemeinsam genutzte Datenbank können Bereiche wie Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Logistik und Verkauf miteinander vernetzt und damit Prozesse optimieren werden.

Sie können ein ERP-System mit dem Cockpit eines Flugzeugs vergleichen. Das System bietet Ihnen eine Oberfläche, zur Steuerung und Verarbeitung betriebsrelevanter Prozesse und Ressourcen. Je nach Anforderung Ihres Unternehmens kann das „Cockpit“ mit verschiedenen Modulen bestückt und in der Regel fortlaufend erweitert werden.
Damit Teilbereiche wie die Finanzbuchhaltung oder Materialwirtschaft ineinandergreifen können ist es wichtig, dass das ERP-System Ihr Unternehmen als Ganzes – sowohl in übergreifenden Grundfunktionen als auch in den jeweiligen Funktionsbereichen – abbilden kann.

Bei der Auswahl Ihres ERP-Systems sollten Sie darauf achten, dass die wichtigsten Unternehmensbereiche abgedeckt werden. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, Ihr System auch an wachsende Anforderungen anzupassen.

Im Standard sollten folgende Module Bestandteil Ihres ERP-Systems sein:

• Rechnungswesen
• Produktion
• Controlling
• Vertrieb
• Logistik
• Marketing & E-Commerce
• Einkauf
• Personalwesen
• Projekt- und Qualitätsmanagement

Dies ist nur ein Auszug der Vorteile, die ein ERP-System Ihrem Unternehmen bietet. Weitere Gründe für die Einführung eines ERP-Systems finden Sie in einer separaten Übersicht.

Herausforderung bei der Einführung eines ERP-Systems:

Die Einführung eines ERP-Systems kann auch Herausforderungen mit sich bringen, die Sie bei der Planung und noch vor dem Projektstart zur Implementierung eines ERP-Systems unbedingt berücksichtigen sollten.

Ein modernes ERP-System bietet Ihrem Unternehmen eine Vielzahl an Funktionen und Anwendungen, muss aber auch mit den bestehenden Prozessen und Datenquellen verbunden und synchronisiert werden. Viele Systeme lassen sich dazu über Schnittstellen an bestehende Softwareprodukte (z.B. ein CRM) andocken.

Columbus Systems: Ihr Partner für eine reibungslose ERP-Einführung

Als SAP-Partner planen wir die Einführung eines ERP-Systems in fünf Phasen. Je nach Komplexität Ihrer Unternehmensprozesse kann dabei die Dauer für die Integration des ERP-Systems zwischen wenigen Tagen und mehreren Monaten liegen.

Phase 1: Projektvorbereitung
Von der benötigten technischen Infrastruktur über die Zeitplanung bis hin zu den Verantwortlichkeiten definieren wir in der 1. Projektphase die wichtigen Rahmenbedingungen für das Projekt. Diese Ziele besprechen und modifizieren wir mit unseren Kunden in enger Abstimmung.

Phase 2: Konzeption
In der Konzeptionsphase lernen wir die individuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen kenn und verstehen, um diese auf das ERP-System projektiert zu können.

Phase 3: Projektrealisierung
Auf Basis des in der Konzeption entwickelten Business Blueprint wird nun das ERP-System implementiert und getestet. Erste Key-User aus Ihrem Unternehmen werden dazu für das neue System geschult.

Phase 4: Produktivstartvorbereitung
Ziel dieser Phase ist es, das System final für den Go-Live vorzubereiten. Kernbestandteil ist die anwendungsbezogene Schulung Ihrer Mitarbeiter und die Überführung der bestehenden Daten aus dem Alt-System.

Phase 5: Go-Live und Support
Nach Abschluss aller Vorbereitungen wird Ihr System zur Anwendung ausgerollt. Besonders zu Beginn ist es uns wichtig, alle Funktionalitäten zu überwachen und auf die Fragen der Anwender zu reagieren. So ermöglichen wir einen möglichst reibungslosen Übergang für Ihre Mitarbeiter.

Das 5-Phasen-Modell basiert auf dem sog. „Accelerated Implementation Program“ (AIP). Hier finden Sie mehr Informationen zu den fünf Phasen für eine erfolgreiche ERP-Implementierung.

ERP-Hersteller, wie beispielsweise SAP, haben längst auch für kleinere Unternehmen, Start-ups und den Mittelstand ERP-Lösungen entwickelt. So zählt beispielweise auch SAP Business One zu den schlankeren und damit skalierbareren Systemen. Damit werden sowohl der Aufwand zur Implementierung als die Kosten zur Anschaffung des Systems reduziert und die individuelle Anpassung auf Ihre Prozesse ermöglicht.

Schlüsselfertiges ERP-System On-Premise.

Die On-Premise-Variante einer ERP-Lösung bietet Ihrem Unternehmen einen erleichterten Einstieg ins Enterprise Ressource Planning. Wichtige Prozesse wie CRM, Controlling und das Rechnungswesen sind hier im Regelfall bereits integriert. Sie erwerben die Lizenz einer schlüsselfertigen Softwarelösung, die dann auf der Hardware Ihres Unternehmens installiert wird.
Für den Betrieb sowie die Sicherung des ERP-Systems ist die IT Ihres Unternehmens zuständig. Zusätzlich sorgt ein mit einem ERP-Anbieter vereinbarter Dienstleistungsvertrag für einen reibungslosen Einsatz.

ERP in der Cloud: die On-Demand-Lösung

Ein ERP-System in der On-Premise-Variante erleichtert Unternehmen die Implementierung und den Einsatz eines ERP-Systems. Mithilfe der Cloud wird ein ERP-System noch skalierbarer. Die Software kann von Ihnen als Software-as-a-Service-Leistung gekauft werden. Im Gegensatz zum lizenzbasierten Nutzungsmodell erwerben Sie somit ein Nutzungsrecht und mieten die ERP-Lösung in einer Cloud-Umgebung. Dementsprechend wird keine Installation auf der firmeneigenen Hardware benötigt und das ERP-System kann als Applikation über den Webbrowser einfach bereitgestellt werden.

Vorteile der Cloud-Lösung:

• Einfachere Skalierbarkeit
• Leichtere Kalkulation und Steuerung der Kosten
• Kostengünstiger, da weder Hardware noch Software eingekauft werden müssen
• Auslagerung der IT-Abteilung / Support beim Anbieter
• Ausgereifte Lösungen zur Datensicherheit beim Anbieter

Die hybride Lösung: eine Mischung aus beiden Welten:

Ein hybrides ERP-System kann eine Alternative für Ihr Unternehmen sein, wenn Sie die Vorteile aus beiden Varianten nutzen möchten. Bei dieser Mischform werden die Prozesse von Unternehmen nur teilweise in die Cloud ausgelagert. Hochsensible und unternehmenskritische Daten werden weiterhin nur auf den eigenen Servern (in einer sog. Private Cloud) betrieben.

Bereits seit über 30 Jahren sind wir im ERP-Markt tätig und konnten bereits viele interessante und auch komplexe Projekte begleiten. Für unsere Kunden entwickeln wir maßgeschneiderte Anwendungen sowie Branchenlösungen auf Basis von SAP Business One. Einige Beispiele unserer Projekte haben wir Ihnen nachfolgend zusammengestellt. Weitere Branchenlösungen und Referenzprojekte finden Sie auch im Referenzbereich unserer Website.

SAP Business One für den Handel

Mit der ERP-Lösung SAP Business One hat der Versandhändler Prolana aus Oberschwaben ein Warenwirtschaftssystem gefunden, dass funktional wie auch finanziell seine Anforderungen erfüllt. In der Versandabwicklung von gerade kleinen Betrieben laufen die Arbeitsschritte oftmals noch manuell und sehr zeitaufwändig ab: Packlisten werden via Excel erstellt, ausgedruckt, manuell bearbeitet und anschließend in Papierform wieder an die Buchhaltung zur Rechnungsstellung weitergegeben. In diesem Ausschnitt wird bereits deutlich, wie zeitaufwendig und vor allem fehleranfällig manuelle Prozesse in der Versandabwicklung sein können. Als ERP-Lösung für den Mittelstand bietet SAP Business One die perfekte Lösung um diese Prozesse transparent und automatisiert abzubilden.

Die Kosten zur Implementierung und dem Betrieb eines ERP-Systems hängen vom jeweiligen ERP-System, der Anzahl der benötigten Module sowie dem benötigten Bereitstellungsmodell ab. Für die von uns vertriebene ERP-Lösung SAP Business One erhalten Sie mithilfe unseres Kostenkalkulators mit wenigen Klicks einen Kostenüberblick.

Zum Preiskalkulator

Die Kosten für ein cloudbasiertes ERP-System fallen im Regelfall geringer aus als für eine On-Premise Variante. Das liegt daran, dass auf den Einkauf teurer Hardware sowie den Einsatz interner IT-Experten verzichtet werden kann.

Beziehen Sie bei der Auswahl des Systems und der Berechnung Ihrer Kosten auch die benötigten Personalressourcen ein.

Von den ersten computergestützten Unternehmensanwendungen (in der Buchhaltungs- und Finanzwelt in den 1960ern) bis heute hat sich ERP rasant weiterentwickelt. ERP-Lösungen werden, dank der voranschreitenden Digitalisierung, auch in Zukunft wichtige Bestandteile wachsender Unternehmen sein.

Drei Trendthemen mit großem Einfluss auf ERP-Systeme

Digitalisierung:
Das ERP-System ist ein großer Treiber in Punkto Digitalisierung. Erst, wenn alle Unternehmensprozesse in einem ERP-System abgebildet sind, kann das Kerngeschäft effizient betrieben werden. Mit Hilfe des ERP-Systems können Unternehmen auch in kleinen Schritten einzelne Bereiche oder bereichsübergreifende Unternehmensbereiche effizient weiterentwickeln.

Personalisierung:
Mitarbeiter, aber auch Kunden und Lieferanten, wünschen sich ein System, das an ihre Bedürfnisse und Interessen angepasst werden kann. Damit kann die Zusammenarbeit effizienter gestaltet und das Unternehmen produktiver gemacht werden. In Zukunft wird es verstärkt darum gehen, das System an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen.

Plattformunabhängigkeit in der Cloud:
Ein in der Cloud bereitgestelltes ERP-System ist vor allem für kleinere Unternehmen interessant. Geringe Kosten, Ortsunabhängigkeit und Skalierbarkeit sind einige der Vorteile von denen Sie profitieren. Um mit der Geschwindigkeit sich weiterentwickelnder Prozesse mithalten zu können, wird ERP-as-a-Service aus der Cloud immer wichtiger.