10 Vorteile sprechen für ein ERP-System

Betriebssystem, Warenwirtschaftssystem oder Unternehmenssoftware. Was ist eigentlich ein ERP-System und wie funktioniert es?

ERP ist die Kurzform von Enterprise Resource Planning, worunter ein System oder eine Software verstanden wird, mit dem Unternehmen eine funktionsübergreifende Ressourcenplanung vornehmen können. Unter Ressourcen werden dabei sämtliche verfügbaren Mittel, von Personalressourcen über Material und Kapital bis zu Maschinenkapazitäten verstanden. Erfahren Sie mehr über ERP-Systeme und Ihre verschiedenen Bereitstellungsformen.

Mehr erfahren

1. Transparente Unternehmensstrukturen

Die Gründe für den Einsatz einer ERP-Lösung sind oft organisatorischer Natur. Aus dem unternehmerischen Wachstum haben sich verschiedene Insellösungen entwickelt: Softwareanwendungen, komplexe Microsoft Excel Dateien oder eigens entwickelte Applikationen. Daten werden an all diesen Orten gesammelt, können aber weder verbunden noch verglichen werden. Hier setzt ein ERP-System an und bietet ihnen den Vorteil alle Geschäftsprozesse in einem System zu verbinden und darzustellen. Somit profitieren Sie von einer bereichsübergreifenden Transparenz in Ihrem Unternehmen

2. Wettbewerbsfähigkeit im Marktumfeld

Nahezu jede Branche ist in der entwickelten Globalisierung einem sehr dynamischen Marktumfeld ausgesetzt. Der Wettbewerb begrenzt sich nicht mehr allein auf den Heimatmarkt und die angrenzenden Länder; Unternehmen mit ähnlichen oder mit substituierenden Produkten treten weltweit auf den Markt. Die Bedeutung effizienter Prozesse im Unternehmen nimmt damit drastisch zu, um im Preiskampf gegenüber dem Wettbewerb standhalten zu können. Effizienz heißt, dass der tägliche administrative wie auch organisatorische Aufwand reduziert wird, damit Arbeitszeit eingespart und an anderer Stelle effektiv eingebracht werden kann. Diese Effizienz lässt sich allerdings nicht in verschiedenen Insellösungen umsetzen, sondern durch die Konsolidierung von Unternehmensdaten in einem System, das als zentrale Datenbasis fungiert und Drittsysteme, Geschäftspartner oder Portale automatisiert mit Daten versorgt.

3. Analysen und Auswertungen in Echtzeit

Ein ERP-System bietet eine zentrale Lösung für den Umgang mit Daten und Informationsmengen. Aufgrund der transparenten Abbildung aller Unternehmensprozesse und Daten können Sie mithilfe von Echtzeit-Analysen fundierte Entscheidungen treffen. Ausgewählte ERP-Module können dabei relevante Daten in Diagrammen und Tabellen darstellen (z.B. Pivot-Tabellen) und somit große Datenmengen schnell reduzieren und visualisieren. Die Auswertungen können individuell konfiguriert werden und automatisiert monatliche oder wöchentlich stattfinden.

4. Interorganisatorischer Austausch

Mit der zunehmenden Globalisierung und den damit einhergehenden weltweiten Geschäftsbeziehungen reicht die innerbetriebliche Betrachtung von Software-Lösungen nicht mehr aus. Neue ERP-Systeme können mithilfe von Integration Frameworks an Drittsysteme von Herstellern, Lieferanten und Kunden angebunden werden, um Daten in Echtzeit austauschen zu können. Schnelle Informationen und ein reibungsloser Datenaustausch mit hoher Qualität werden dabei nicht nur von Organisationen, sondern in gleichem Umfang auch von Endkunden gefordert. Denn sie wollen genau wissen, wie viel Ware noch auf Lager ist und bis wann sie geliefert werden kann, weltweit natürlich.

5. Schnelligkeit und Flexibilität

Das dynamische Marktumfeld und die steigenden, externen Anforderungen haben zur Folge, dass Unternehmen die Prozesse beschleunigen müssen. Entwickelt sich Ihre Cashcow, Ihr eigentlicher Verkaufsschlager, zum Ladenhüter, muss dieser Trend rechtzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Dies ist nur möglich, wenn alle Daten in einer Datenbank gesammelt und ausgewertet werden können. Benachrichtigungen über die verschiedenen Produktumsätze, Entwicklungen auf neuen Märkten und das rechtzeitige Erkennen von Marktchancen lassen sich mit einer ERP-Software analysieren.

6. Modularer Aufbau und Skalierbarkeit

Dank des modularen Aufbaus von ERP-Systemen kann die Software jederzeit an Ihre Bedürfnisse sowie Zukünfte Unternehmensentwicklungen angepasst werden. Unter Skalierbarkeit versteht man die Fähigkeit eines Systems, auf Größenveränderungen zu reagieren. Vor allem Cloud ERP-Systeme überzeugen mit einer einfachen Anpassung der Cloud-Ressourcen wie Speicherplatz, Rechenleistung und dem Funktionsumfang. Erhöht sich ihre Mitarbeiteranzahl, können jederzeit Lizenzen hinzugebucht werden. Die Einführung eines ERP-System ist grundsätzlich für eine langfristige Nutzungsdauer ausgelegt und somit eine gute Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens.

7. Zentrale Datenpflege

Die Einführung einer ERP-Lösung vereinfacht und optimiert den Überblick und die Verwaltung jeglicher Daten und Dokumente. Von Kundendaten über Personaldaten bis hin zu Produkt und Lieferanteninformationen - jegliche Daten laufen in Ihrem ERP-System zusammen. Auch in Bezug auf die Datenqualität unterstützt Sie eine ERP-Software, um regulatorischen Anforderungen wie z. B. die Dokumentationspflicht und den Datenschutz einzuhalten.

8. Best Practice Prozesse

Die Implementierung einer ERP-Lösung ist ein umfangreiches Projekt und ist mit entsprechender Vorbereitung verbunden. Unternehmensprozesse müssen analysiert, kritisch hinterfragt und letztendlich im ERP-System abgebildet werden. Hierbei müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Verschiedene ERP-Anbieter verfügen über vorkonfigurierte Best Practice Prozesse die eine schnellere Einführung erleichtern. Dabei wird auf erprobte Standardprozesse zurückgegriffen, die Ihnen unnötige Kosten und Risiken ersparen.

9. Komplexität reduzieren - Fehlerquellen eliminieren

Im Zuge der digitalen Transformation stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre komplexen Prozesse digital abzubilden. Ein ERP-System kann dabei auf standardisierte Best-Practice Beispiele zurückgreifen und somit die Komplexität von Prozessen reduzieren. Durch die zentrale Datenpflege können außerdem Übertragungsfehler und Inkonsistenzen vermieden werden. Das ERP-System überprüft automatisch eingegeben Daten auf logische Zusammenhänge und macht Sie auf mögliche Fehler aufmerksam.

10. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Auch wenn die Digitalisierung in Bezug auf die Mitarbeiterschaft häufig mit Nachteilen assoziiert wird, birgt ein ERP-System viele Chancen für Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz und die Arbeitsweise zu optimieren. Dabei ist wichtig, dass die Mitarbeitenden in den Einführungsprozess eines ERP-Systems mitgenommen werden und entsprechend Ihres Aufgabengebietes eine umfangreiche Einweisung in das System erhalten. Durch die Automatisierung von Verwaltungsarbeiten, wie manuelles Übertragen von Bestellungen oder Wareneingängen kann enorme Zeit eingespart werden, die Mitarbeitende für andere Aufgaben nutzen können. Mit einem ERP-System können Unternehmen nicht nur Kosten einsparen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit langfristig erhöhen.

Wussten Sie schon: Zur Unterstützung kleiner und mittelständischer Unternehmen auf ihrem Weg zur Digitalisierung stehen diverse Förderprogramme für Innovations- und Digitalisierungsprojekte zur Verfügung.

Mehr erfahren