Phase 3 - Umsetzung des ERP-Projekts

Die in der Konzeptionsphase definierten Anforderungen an SAP Business One werden nun in dieser Phase sukzessiv umgesetzt. Hierzu konfigurieren wir unser ERP basierend auf dem im Blueprint dokumentierten Parametern. Gleichzeitig startet ein Change-Management Prozess, welcher eine sehr hohe Bedeutung für die zukünftige Akzeptanz des ERP-Systems hat. Basiernd auf den Kenntnissen aus der Phase Konzeption wird der Projekplan verfiziert und angepasst.

Zielsetzung

Diese Phase stellt die tatsächliche Modifizierung von SAP Business One auf die Anforderungen dar. Ziel ist, Ihre Prozesse im System konkret abzubilden und sie anschließend auf Herz und Nieren zu prüfen. Am Ende der Umsetzungsphase sind bereits die Key-User geschult und der Systemwechsel ist organisiert. Mit Ihrer Freigabe für die finale Testphase geht es in den nächsten Projektabschnitt.

• Umsetzung gemäß definiertem Konzept (Business Blueprint)
• Kundenindividuelles Customizing und Schnittstellen-Entwicklung
• Datenmigration
• Anlegen der Benutzerprofile und Entwicklung Berechtigungskonzept
• Schulung der Key-User
• Umfangreiche Systemtests
• Projekt- und Prozess-Dokumentation

Nach der Basiskonfiguration des ERP-Systems sowie den kundenspezifischen Anpassungen (Customization) erfolgt die Implementierung von Add-ons aus dem SAP Standard (z.B. ELSTER oder DATEV) sowie von Drittanbietern. Ebenfalls werden hier die Schnittstellen zu weiteren Systemen, wie beispielsweise einem Webshop, entwickelt und an SAP Business One angebunden. Parallel hierzu findet die Datenmigration anhand der aufbereiteten Excel-Dateien (so genannte SAP DTW Templates) sowie die Initialisierung der Datenbank statt.

Parallel zur Konfiguration von SAP Business One finden bereits Schulungen der Key-User statt. Stellvertretend für verschiedene Unternehmensbereiche übernehmen sie den Funktions- und Integrationstest. 
In diesen Test-Szenarien werden neben Standardtest-Szenarien von SAP auch die eigenen, teilweise angepassten Geschäftsprozesse des Unternehmens überprüft und dokumentiert. 
Es können gesamte Prozessketten oder einzelne Test-Szenarien herausgelöst betrachtet werden. In jedem Fall empfiehlt es sich hier Stresstests durchzuführen, die bewusst Ausnahmesituationen und Abweichungen von den definierten Standards darstellen. So kann das System bereits in der Testphase auf kritische Situationen überprüft und diese entsprechend noch vor dem Produktivstart berücksichtigt werden. 
Auffälligkeiten im System sowie in den Prozessen werden anschließend angepasst und das System erneut getestet. 
 

Wissenstransfer zur Systemkonfiguration

Ist die Testphase abgeschlossen erfolgt eine erneute Schulung der Key-User über die Systemkonfiguration. Gerade um aufkommende Fragen der Nutzer in der Anwendungsphase zu beantworten ist es für die Key-User wichtig, das System, dessen Einstellungen sowie die möglichen Stellschrauben für eine selbständige Problemlösung zu kennen.

Planung des Systemwechsels

Ist das ERP-System konfiguriert und überprüft sowie die Key-User geschult, wird der konkrete Systemwechsel geplant. Sofern der Systemwechsel nicht auf den 01.01. beziehungsweise den ersten Tag eines neuen Geschäftsjahres fällt, muss ein Termin für die Stichtagsinventur festgelegt werden. Ebenfalls wird definiert, ab welchem Zeitpunkt das Alt-System deaktiviert wird. Dieses sollte jedoch weiterhin für Recherche-Zwecke zur Verfügung stehen und vorerst zugänglich bleiben.

Support

Abschließend wird in der Realisierungsphase definiert, welche Verantwortlichkeiten es in Bezug auf Supportanfragen gibt. Wie wir Ihnen mit unserem Support zur Verfügung stehen und wie ein Support seitens Columbus Systems, mit entsprechenden Prioritäten, möglich ist.