So gelingt eine erfolgreiche ERP-Einführung

Die erfolgreiche Einführung eines neuen ERP-Systems - in time und in budget, ist das allgemein gültige Ziel eines jeden ERP-Projekts. Doch welche Faktoren spielen vor und während der Implementierung tatsächlich eine bedeutende Rolle für den Erfolg? Sowohl auf Anbieter- wie auch auf Unternehmensseite müssen Aspekte hierfür berücksichtigt werden. 

Erfolgsfaktoren vor der ERP-Implementierung:

Ein substanzieller Erfolgsfaktor ist die fachliche Kompetenz, die der ERP-Anbieter in Form von spezifischer Branchenerfahrung, fundierten Kenntnissen in betriebliche Geschäftsprozesse sowie die langjährige Erfahrung mit dem ERP-Produkt selbst aufbringen sollte. Umso größer der Erfahrungsschatz über betriebliche Abläufe sowie über das ERP und dessen Funktionsmöglichkeiten ist, umso effizienter erfolgt die so genannte Business Blueprint Phase. In dieser Phase der ERP-Einführung werden die Geschäftsprozesse auf die Funktionen im ERP projiziert.

Im Unternehmen selbst sind die Prozesse meist aus dem Geschäftsbetrieb herausgewachsen. Bringt der ERP-Anbieter umfangreiche Erfahrungswerte aus der Branche mit, kann er im Unternehmen beratend zur Seite stehen und so gemeinsam mit Ihnen die Prozesse aufnehmen und ggf. neu definieren.

Bei integrierten ERP-Systemen wie SAP Business One, mit einer integrierten Finanzbuchhaltung, sind darüber hinaus finanzbuchhalterische Kenntnisse des ERP-Anbieters elementar wichtig.

• Professionelles Projektmanagement in Form von kontinuierlichem Monitoring der Zeitplanung und Zieldefinition
• Regelmäßige Qualitätsabnahmen
• Projektdokumentation
• Offene und kooperative Zusammenarbeit
• Gründliche sowie verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Verfügbarkeit und Erreichbarkeit der Ansprechpartner
• Pädagogische Kompetenzen zur Wissensvermittlung (Schulungen und Trainings)
• Verständnis und Kenntnis der Prozesse in Ihrem Unternehmen

Gehen Sie mit einer klaren Zielformulierung in das ERP-Projekt. Definieren Sie die Ziele in enger Abstimmung mit der Geschäfts- oder Bereichsleitung, sodass von Projektbeginn an, eine gemeinsame festgeschriebene Zielsetzung vorliegt.

Auch wenn Sie einen externen ERP-Anbieter oder sogar Berater hinzuziehen, benötigt die Einführung eines neuen ERP-Systems Zeit und Ressourcen. Nachdem die Zielsetzung definiert ist, können auf Basis dessen die Verantwortlichkeiten bei der ERP-Implementierung geklärt und entsprechende in der Ressourcenplanung berücksichtigt werden. Beachten Sie, dass eine ERP-Einführung, die neben dem laufenden Tagesgeschäft untergebracht werden muss, eine häufig unterschätzte Mehrbelastung für die Mitarbeiter bedeutet.

Um sich fachlich mit Ihrem ERP-Anbieter abzustimmen, müssen Sie zunächst Ihr Geschäftsmodell sowie die dahinterliegenden Geschäftsprozesse kennen und vor allen Dingen bewerten. Analysieren Sie Ihre Ablauf- und Aufbauorganisation:

• Welche Prozesse liegen vor und müssen im ERP abgebildet werden?
• Welche Abläufe sollten in diesem Zuge angepasst werden?
• Wo sind gänzlich neue Prozesse notwendig?

Ein Anforderungskatalog kann Sie darin unterstützen und dient gleichzeitig als Grundlage für die Anfrage bei ERP-Anbietern.