Mit welchen Kosten muss ich bei der Einführung eines ERP-Systems rechnen?
Die Kostenabschätzung ist für Unternehmen, die mit dem Gedanken spielen ein ERP-System einzuführen, ein sehr wichtiger Punkt. Eine genaue Preisspanne, lässt sich jedoch nicht so einfach festlegen. Die Kostenfrage einer ERP-Software hängt jedoch von den individuellen Anforderungen im Unternehmen ab. Hinzukommt, dass interne Aufwendungen für das Unternehmen selbst meist schwer zu kalkulieren und abzuschätzen sind.
Folgende Faktoren sind ausschlaggebend für die letztendlichen Projektkosten:
- On-Premise oder Cloud ERP
- individuelle Lösungen oder SAP Standard
- wie viele Add On´s / Integrationen werden benötigt
- Anzahl der User / Lizenzen
Als ERP-Anbieter möchten wir Ihnen dennoch versuchen einen Überblick zu geben, welche Kosten bei einer ERP-Implementierung anfallen. Aus unseren 30 Jahren ERP-Erfahrung lässt sich sagen, das die meisten On-Premise ERP-Projekte von mittelständischen Unternehmen zwischen 5.000 und 6.000 Euro pro ERP-Arbeitsplatz liegen. Bei einer Cloud-Lösungen kommen neben den Kosten für die Implementierung noch monatliche Nutzungsgebühren für Lizenzen und Hosting dazu.
SAP Business One / On-Premise
On-Premise, 36 User
Branche: Versandhandel
Standard-Funktionsumfang
Budgetrahmen* für die ERP-Implementierung: 110.000 €***
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Branche: Versandhandel
Standard-Funktionsumfang
Budgetrahmen* für die ERP-Implementierung: 110.000 €***
SAP Business One / Cloud
Cloud, 5 User
Branche: Start-up
Standard-Funktionsumfang
Budgetrahmen* für die ERP-Implementierung: 25.000 €***
Nutzungsgebühr inkl. Hosting, monatlich 770 €***
SAP Business One in der Cloud
Branche: Start-up
Standard-Funktionsumfang
Budgetrahmen* für die ERP-Implementierung: 25.000 €***
Nutzungsgebühr inkl. Hosting, monatlich 770 €***
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Externe Aufwände für eine ERP-Software
Da Anforderungen an ein ERP so vielfältig sind wie die Unternehmen selbst, stehen die Kosten dafür in Korrelation zum Funktionsumfang: Angefangen bei einem klassischen Warenwirtschaftssystem, dass in einem Kleinst-Unternehmen benötigt wird, bis zu einem vollumfänglichen, komplexen ERP für internationale Konzerne.
Können die Unternehmensprozesse nicht über den vorhandenen Standard-Funktionsumfang des ERP-Systems abgebildet werden, ist ein so genanntes „Customizing“, eine individuelle Anpassung, notwendig. Der Kostenaufwand hierfür ist abhängig von der Art der Anpassung und deren Komplexität. Während kleine Anpassungen, wie beispielsweise die Definition von Pflichtfelder oder das Verifizieren von Feldinhalten, mit wenigen Arbeitsstunden für den ERP-Anbieter zu bewerkstelligen sind, zählen individuell programmierte Anwendungen innerhalb des ERP-System zu den kostspieligeren Anpassungen.
Ob ein Customizing tatsächlich für die unternehmerischen Prozesse notwendig ist oder ob dies nicht Anlass für ein Change-Management im Prozessablauf gibt, muss individuell bewertet werden. Umso weniger Anpassungsbedarf am ERP-System anfällt, desto geringer belaufen sich die aktuellen sowie zukünftigen Kosten, z.B. bei Updates.
Neben dem Funktionsumfang und in Folge der Implementierungsaufwand ist die Anzahl an Benutzer, die im System arbeiten sollen, ein wesentlicher Kostenfaktor; je nach Lizenzmodell hinsichtlich der Einmalkosten (Erwerb Nutzungsrecht) und laufenden Kosten (Wartung oder Miete des ERP).
Interne Aufwände der ERP-Einführung
Nicht zu vernachlässigen sind auch die internen Kosten, die in Form von gebundenen Ressourcen anfallen. In vielen Projekten werden die erforderlichen Personal-Ressourcen leider unterschätzt. Denn von der Bewertung und der Auswahl des ERP-Systems, über die Erstellung eines Anforderungskatalog, die Abstimmung mit dem ERP-Anbieter bis zur kontinuierlichen Betreuung, fallen zahlreiche Tätigkeiten für den Projektverantwortlichen an.
Für die Einführung des ERP-Systems, mit dem damit verbundenen Change-Management, sind in kleinen Unternehmen aus unseren Erfahrungswerten ein bis zwei Personen für die erfolgreiche und zeitnahe Realisierung notwendig. Ist das ERP im Unternehmen implementiert, sollte weiterhin eine verantwortliche Person als Ansprechpartner intern sowie extern zum Anbieter festgelegt werden.
Neben ausreichend finanziellen Ressourcen sind daher personelle und fachliche Ressourcen für einen Projekterfolg essenziell.
ERP-Systeme vergleichen - Cloud oder On-Premise
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ERP-Projektkosten und -Projektdauer
Inwieweit diese internen Aufwendungen in das Gesamtbudget des ERP-Projekts eingerechnet werden, ist unternehmensabhängig. Ebenso die Projektdauer bis zum Go-live des ERP-Systems: Von wenigen Arbeitstagen in Start-ups bis zum mehrmonatigen Projektverlauf, wenn sehr viele Individualanpassungen notwendig sind. Die Projektdauer wird dabei wiederum stark von den zur Verfügung stehenden Ressourcen sowie der Entscheidungsfreiheit des Projektleiters beeinflusst.
Wie lange aus unserer Erfahrung die Einführung des ERP-Systems SAP Business One benötigt, erläutern wie Ihnen an zwei exemplarischen Fällen beim Ablauf der Implementierung.
Für eine konkretere Einschätzung Ihrer ERP-Projektdauer können Sie uns jederzeit ansprechen. Wir verfügen über Erfahrungswerte aus verschiedensten Branchen und stellen Ihnen auch gerne einen Referenz-Kontakt her.