Dokumentenmanagement System (DMS) von ck.solution für SAP Business One

cks.eINVOICE automatisiert den Rechnungsprozess, indem es die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen vereinfacht. 

Funktionen & Vorteile: 

• Erfüllen Sie die Formatanforderungen Ihrer Rechnungsempfänger wie z. B. von Behörden
• Entlasten Sie Ihre Buchhaltung, indem Sie selbst strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten
• Archivieren Sie strukturierte E-Rechnungen revisionssicher hinter dem SAP-Beleg
• Passen Sie E-Rechnungsformate individuell an

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Ermöglicht die automatische Erfassung von Dokumenten und Belegen und die Erzeugung von ausgefüllten SAP-Belegen per Knopfdruck. 

Funktionen & Vorteile: 

• Entlasten Sie Ihre Buchhaltung durch die automatisierte Erfassung von Fremdbelegen
• Senken Sie die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Eingabe
• Lassen Sie sich Abweichungen zu Basisbelegen und Stammdaten direkt im SAP-Beleg anzeigen
• Verarbeiten Sie sowohl Artikel- als auch Servicerechnungen automatisch
• Buchen Sie auch Servicezeilen automatisch auf die richtigen Sachkonten
• Archivieren Sie Dokumente revisionssicher hinter dem SAP-Beleg
• Übernehmen Sie Zahlungsbedingungen und Frachtkosten automatisch

Sichert eine digitale und revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente, gewährleistet deren Sicherheit und erleichtert den Zugriff.

Funktionen & Vorteile: 

• Archivieren Sie Dokumente revisionssicher in elektronischer Form
• Nutzen Sie das vereinfachte cks.DMS Genehmigungsverfahren
• Archivieren Sie Dokumente zu SAP Chargen- und Seriennummern-Vorgängen
• Sortieren Sie zurückkehrende Dokumente automatisch den SAP-Belegen zu
• Machen Sie Informationen aus Dokumenten und Dateien im Unternehmen verfügbar

Intelligenter Posteingang zur automatisierten Klassifizierung und Weiterleitung von Geschäftsdokumenten.

Funktionen & Vorteile: 

• Automatische Klassifizierung
• Zuordnung zum richtigen Mitarbeiter 
• Erkennung von Geschäftpartnern und Vorselektierung
• Erkennung von SAP Belegen und Vorselektierung
• Senken Sie die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Ablage
• Kürzere Bearbeitungszeiten

Ermöglicht die Anbindung an weitere SAP Business One Add-ons und cks.Digital 4.0.

Funktionen & Vorteile: 

• Binden Sie eigene Software-Lösungen und Apps an
• Automatisieren Sie Geschäftsprozesse zwischen unterschiedlichen Software-Anwendungen
• Beschleunigen und vereinfachen Sie softwareübergreifendeGeschäftsprozesse
• Zugriff auf Geschäftspartner und SAP-Beleg-Daten
• Mehrmandantenfähig

E-Mails sowie Anhänge direkt aus Microsoft Outlook in cks.Digital 4.0 verschieben und Geschäftspartnern und SAP Belgen zuordnen und archivieren.

Funktionen & Vorteile: 

• cks.OUTLOOK kann sowohl im lokalen Microsoft Outlook E-Mail-Client als auch in der Cloudlösung 'Outlook im Web' installiert werden
• Ordnen Sie E-Mails und Anhänge direkt einem Geschäftspartner oder SAP Beleg in SAP Business One zu
• Verschieben Sie E-Mails und Anhänge ohne Wechsel der Microsoft Outlook Benutzeroberfläche in Ihr Dokumentenmanagement-System

Sicherer Zugriff auf archivierte Dokumente über das Internet, SAP-Belegdaten einsehen und geparkte Belege im Genehmigungsprozess freigeben.

Funktionen & Vorteile: 

• Ermöglichen Sie Mitarbeitern ohne SAP Business One-Zugang einen praktischen Zugriff auf das digitale Archiv
• Richten Sie Ihrem Steuerberater einen Zugriff auf bestimmte Belegarten in SAP Business One ein
• Geben Sie geparkte Belege im SAP Genehmigungsverfahren über den Webbrowser frei

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement System. 

Ein Dokumentenmanagement System bietet eine datenbankgestützte Archivierung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten wie Rechnungen, Verträge etc.

Sie ermöglicht es, den Prozess der Erstellung, Organisation, Speicherung, Verwaltung und gemeinsamen Nutzung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zu erleichtern. Benutzer können dadurch Dokumente auf einfache Art erstellen, erfassen, speichern, durchsuchen, bearbeiten und verteilen. Ziel ist es, die Zugänglichkeit, Sicherheit und Compliance von Dokumenten zu verbessern, was wiederum die Produktivität und Effizienz in einem Unternehmen fördert.

Häufige Gründe, aus denen sich Unternehmen für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems entscheiden, sind: 

• Zeiteinsparungen bei Bearbeitungszeiten, Dokumentenrecherche, Informationsfluss etc.

• Revisionssichere Archivierung von Dokumenten

• Kostenersparnis z.B. durch besseres Ausnutzen von Skonti

• Zentraler Dokumenten-Pool

• Automatisierung wiederkehrender Prozesse

• Erhöhung der Transparenz in Bezug auf Arbeitsabläufe und deren Bearbeitungsstatus

• Reduzierung des Papierverbrauchs

Die Dauer der Einführung beginnt ab 2 Personentagen, sie ist jedoch abhängig von der Unternehmensgröße und auch von der Anzahl der gewünschten Module und Funktionen. 

Die Kosten für die Einführung eines DMS können nicht pauschal festgesetzt werden, da sie abhängig von den Anforderungen, der Komplexität des Projekts und der Anzahl der Nutzer abhängig sind. 
In der Basis setzen sich die Kosten aus folgenden Bestandteilen zusammen:

• Lizenzgebühren für die Software
• Userlizenzen
• Arbeitsstunden für die Vorarbeit & Abstimmungen
• Arbeitsstunden für die Implementierung 
• Zzgl. jährlicher Kosten für den laufenden Betrieb (wie bspw. Server oder Wartung und Support). 

Je nach Ausstattung und Anforderungen kommen unter Umständen noch Kosten für Hardware aufkommen (bspw. für Scanner).

Die Gebühren der Software sind abhängig vom Umfang der Module, welche zum Basispaket zusätzlich gewählt werden können. 
 

Die Lizenzkosten betragen pro User ca. 600,- € je nach Umfang zzgl. Wartung und Implementierungskosten.

Ob ein DMS rentabel ist, ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig, daher sollten Sie sich zu folgenden Themen Überlegungen machen, um einzuschätzen, ob ein DMS für Sie in Frage kommt: 

• Dokumentenfluss & -volumen
  Je mehr Dokumente erstellt und bearbeitet werden müssen, desto größer ist der Nutzen eines Dokumentenmanagements, daher profitieren vor allem Unternehmen mit einem hohen Dokumentenfluss und -volumen von einem DMS.
   
• Compliance Anforderungen
  Von einem DMS profitieren, können Unternehmen, die bestimmten gesetzlichen Vorschriften oder Standards unterliegen, da das DMS über Funktionen zur Sicherstellung der Einhaltung dieser Anforderungen verfügt.
  Erfahren Sie hier auch mehr zum Theme E-Rechnungspflicht
   
• Effizienzsteigerung
  Durch ein DMS lassen sich die Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen und optimieren, was wiederum zu einer Steigerung der Effizienz und Zeiteinsparungen führt. Somit können selbst kleinere Unternehmen von einem DMS profitieren. 

Ein Dokumentenmanagementsystem kann für jede Unternehmensgröße profitabel sein. Ob sich die Anschaffung sich lohnt und sinnvoll ist, muss auf Unternehmensebene abgewogen werden und von den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens abhängig gemacht und bewertet werden. 

Sie sind sich noch nicht sicher, ob ein DMS die richtige Lösung für Ihre Situation ist? Wir beraten Sie gerne: 

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Da cks.DMS vollständig in die SAP Business One Benutzeroberfläche integriert ist und dasselbe Look-and-Feel hat, ist der Schulungsaufwand sehr gering. 

Eine Umgewöhnung an die Nutzeroberfläche ist somit nicht notwendig. Auch entsteht hier kein Wechsel zwischen unterschiedlichen Benutzeroberflächen, was für einen besseren Workflow sorgt. 

Ein weiterer Vorteil von cks.DMS ist, dass Dokumente, Dateien und E-Mails mit den entsprechenden SAP-Belegen oder auch Geschäftspartnern verknüpft sind, womit eine Suche erspart bleibt.