Die 7 wichtigsten Fragen zum Thema E-Rechnung

Ab 2025 kommen die ersten Verpflichtungen im Rahmen des Gesetzesentwurfs zu tragen. Um kleineren und mittelständischen Unternehmen die Umstellung zu erleichtern, wird die E-Rechnungspflicht stufenweise umgesetzt

1. Ab 1.1.2025
   Grundlegende Verpflichtung zur E-Rechnung. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
2. Bis Ende 2026
   Unternehmen im B2B-Bereich dürfen bei Zustimmung des Rechnungsempfängers Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem alten Format ausstellen.
3. Bis Ende 2027
   Die Frist zu Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen wird für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 € verlängert. Es ist Unternehmen erlaubt, elektronische Rechnungen in einem anderen Format als im Wachstumschancengesetz definierten Format auszustellen.
4. Ab 1.1.2028:
   Ab diesem Jahr sind alle Anforderungen an die elektronischen Rechnungen verpflichtend umzusetzen.

Zukünftig muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen im B2B Bereich empfangen und verarbeiten können. 

Nein, eine PDF-Datei unterliegt nicht den Anforderungen einer E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Bei einer E-Rechnung im Rahmen dieser Richtlinie handelt es sich um einen strukturierten Datensatz. 

Für eine reibungslose Datenübermittlung benötigt es standartisierte Rechnungsformate. Im Folgenden stellen wir Ihnen zwei elektronische Rechnungsformate vor, die der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen:

• XRechnung
  Dieses Rechnungsformat ist ein XML-basiertes semantisches Rechnungsformat, welches alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat liefert. 
   
• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung)
  Dieses Rechnungsformat stellt eine hybride Lösung dar. Zum einen ist die Rechnung als PDF_Dokument verfügbar, zum anderen erlaubt dieses Rechnungsformat ein standardieisertes Auslesen der strukturierten XML-Daten.

Elektronische Rechnungen müssen zwingend elektronisch verarbeitet und archiviert werden. Es darf kein Medienbruch vorgenommen werden, also bspw. das Ausdrucken von E-Rechnungen zur Archivierung. 

Auch für E-Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. 

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung betrifft früher oder später alle Unternehmen. 
Um frühzeitig Zeit und Ressourcen für die Umstellung einzuplanen, ist es ratsam, sich zeitnah mit den anstehenden Änderungen und einer Prüfung der aktuellen Situation im Unternehmen auseinanderzusetzen. 

Zudem kann Ihr Unternehmen von der Umstellung durchaus profitieren. Die Verwendung und Verarbeitung von E-Rechnungen bietet viele Vorteile: 

• Fehlerreduktion durch ein standardisiertes Format
• Möglichkeit zu Automatisierung von Prozessen 
• Zeiteinsparungen
• Kosteneinsparungen
• Schnellere Bearbeitungszeiten
• Reduktion von Papierverbrauch

Die Erstellung einer E-Rechnung aus dem Rechnungsausgangssystem ist möglich, jedoch abhängig vom jeweiligen ERP-System.
Im Zweifel erkundigen Sie sich zu dieser Funktionalität bei dem Hersteller, ob die elektronische Rechnungsstellung vorzugsweise im Standard XRechnung unterstützt wird.