Open Source  oder  Lizenzkauf?

Die Einführung eines ERP-Systems hat vielfältige Beweggründe. Doch mit der Entscheidung ein ERP-System zu implementieren, stehen Sie als Unternehmen vor der nächsten Frage. Welche Art von ERP-System ist das passende für Ihre Anforderungen?
Grundsätzlich lässt sich zwischen Open Source und lizenzierten ERP-Systemen unterscheiden.

In der zweiten Variante, einem kommerziellen ERP-System, werden durch Lizenzgebühren Nutzungsrechte erworben. Moderne ERP-Systeme können auch über die Cloud betrieben werden, sodass lediglich Mietkosten für die tatsächliche Nutzung anfallen.
Da der Quellcode in diesem ERP-System nicht verfügbar ist, enthält es bereits von Grund auf einen weitreichenderen Funktionsumfang. Anpassungen, so genanntes Customizing, ist meist in geringem Umfang nötig, da zum einen standardisierte Best Practice Prozesse und zum anderen definierte Branchenlösungen vorliegen. Eine eigenständige Anpassung im Quellcode der ERP-Software ist in den meisten Fällen nicht möglich. 
Wie in der freien ERP-Lösung, fallen Wartungsgebühren und Aufwendungen für Schulungen oder Support an. 

Neben dem Quellcode liegt ein essentieller Unterschied bei der Nutzung des ERP-Systems. Lizensierte Systeme sind in ihrer Nutzung, das heißt in der Anzahl an Nutzer, die das System bedienen können, eingeschränkt. Für weitere Nutzer fallen meist Gebühren an, diese müssen dann einfach über z.B. Lizenzkeys freigeschaltet werden. 

Mit dem Lizenzerwerb eines ERP-Systems wird das Unternehmen einerseits abhängig vom Anbieter, kann aber andererseits auch die Leistungserfüllung einfordern: In Form eines ausfallsicheren ERPs, ebenso aber auch in rechtskonformen Prozessen, wie es beispielsweise in der Finanzbuchhaltung notwendig ist.
Mit der steigenden Komplexität unternehmerischer Aufgaben steigen auch die Anforderungen an das zugrundeliegende ERP-System. Diese beratungsintensive Dienstleistung sehen daher viele Unternehmer nicht mehr als reines Outsourcing. IT-Dienstleister werden, vor allem im Mittelstand, als langfristige Partner und Berater für die Prozessoptimierung im Unternehmen gesehen (Quelle: SAP).

Der ERP-Markt bietet einen bunten Strauß an Open Source wie auch kommerziellen ERP-Systemen. Beide Formen haben Ihre Daseinsberechtigung und finden in der Praxis ihren Einsatz. Welches System sich für den praktischen Einsatz in Ihrem Unternehmen eignet, ist zunächst gar nicht abhängig vom gebotenen Funktionsumfang. Entscheidender ist vielmehr die zukünftige Betrachtung, denn im Durchschnitt ist ein ERP-System über 10 Jahre im Einsatz.

Die Wartung und vor allen Dingen Weiterentwicklung eines ERPs wird in Zeiten zunehmender Digitalisierung komplexer und aufwendiger: Die Einhaltung von gesetzlichen sowie finanzbuchhalterischen Anforderungen auf internationaler Ebene sowie innovative Entwicklungen, die die Kommunikation zwischen Maschine, Mensch und Dingen (Internet of Things) ermöglicht, sind zukünftig essenziell. Inwieweit eine Community oder Ihre interne IT-Abteilung diese Weiterentwicklungen gewährleisten können, ist vor der ERP-Einführung gründlich abzuwägen.